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A presença da tecnologia na vida das pessoas cresce gradualmente em todo o mundo e também na gestão hoteleira. Atualmente, lugares que não oferecem infraestrutura ou contam com serviços considerados obsoletos são mal vistos por grande parte da população.
Além de nos conectar a tudo, a informatização se tornou uma grande aliada das empresas dos mais diversos segmentos, inclusive na gestão hoteleira, permitindo às companhias aprimorarem suas atividades e aumentarem a lucratividade.
A inclusão de tecnologias e processos informatizados em hotéis é de extrema importância, já que permite operacionalizar, controlar e fazer uma gestão otimizada de pedidos, negociações, evolução de ações e resultados comerciais, bem como controle de hóspedes, fraudes, gastos e, principalmente, empregados.
As vantagens da informatização
A inclusão de novas tecnologias na rotina operacional garante a redução de custos, já que a perda de ativos está diretamente ligada a erros e problemas que poderiam ser identificados com antecedência por meio de uma gestão eficiente.
A boa notícia é que o avanço da tecnologia simplificou a utilização de processos informatizados. Aliás, há quem garanta que é mais fácil organizar a “casa” com a ajuda da tecnologia do que sem ela.
Isso porque há uma grande variedade de ferramentas tecnológicas intuitivas e fáceis de usar, o que permite que qualquer um possa utilizá-las sem treinamento anterior. Hoje, é possível dispor do auxílio de empresas especializadas, que oferecem soluções voltadas especificamente ao setor hoteleiro.
A implementação de sistemas informatizados para melhorar a gestão hoteleira
Agora que você já conhece as vantagens da informatização, selecionamos cinco dicas que podem ajudar você na implementação dessas soluções em sua organização, de forma eficaz e satisfatória, a fim de garantir o sucesso do negócio. Confira a seguir os passos que ajudarão nessa mudança.
1. Avalie o mercado e o cenário externo
Converse com gerentes de outras empresas, visite estabelecimentos do ramo hoteleiro e hospede-se em diferentes hotéis, para conhecer os modelos e os sistemas mais utilizados pelo mercado em geral. Acredite: a tecnologia está cada vez mais presente no dia a dia das empresas do segmento.
2. Procure um especialista em informática que desenvolva projetos para a gestão hoteleira
Hoje em dia, muitas empresas oferecem esse tipo de serviço, o que garante maior confiança na implementação. Esse trabalho geralmente consiste na avaliação e na identificação dos problemas, bem como no desenvolvimento de soluções específicas para atender a cada demanda.
3. Capacite seus funcionários e configure o ambiente para receber os sistemas informatizados
Para que a implementação traga os resultados esperados, é necessário um grupo de profissionais preparados para trabalhar de forma integrada e, especialmente, capacitados para utilizar todas as ferramentas disponíveis.
4. Altere os processos e facilite o trabalho
Os hotéis devem contar com uma equipe especializada e pronta para a resolução de problemas de maneira ágil e eficiente, a qualquer hora. Por isso, mude os processos para elevar a qualidade do serviço realizado.
Troque o bloco de comandas, por exemplo, por um iPod ou inclua um link de reservas on-line no seu website. Com isso, é possível garantir que o funcionário tenha mais disponibilidade para atender a outras situações e resolvê-las.
5. Implemente o sistema, mas vá devagar
Lembre-se de que as rotinas demoram a se alterar e de que as pessoas precisam se familiarizar com essas mudanças. Por isso, ao implementar o sistema, tenha consciência disso e, sobretudo, paciência. Afinal, os resultados devem melhorar, mas isso pode levar um tempo para acontecer.
Dica extra: Conheça meios que facilitem sua gestão
O serviço de computação em nuvem pode auxiliar bastante na otimização dos processos online. Confira no infográfico que preparamos alguns itens que essa ferramenta proporciona para sua gestão.
O auxílio da informatização na gestão hoteleira
O processo de informatização cria oportunidades para os gestores repensarem seus procedimentos. Por meio da informatização, é possível acompanhar os resultados, os dados e as ações e controlar todas as operações de forma mais rígida.
Ela permite organizar uma empresa e reestruturar o negócio, eliminando etapas dispensáveis. Com ferramentas informatizadas, não é preciso, por exemplo, aguardar o telefonema da camareira para saber se houve consumo dos itens do frigobar ou se as chaves dos apartamentos já estão disponíveis.
Ou seja, a informatização facilita a interação entre as equipes e evita aquele famoso “telefone sem fio”. Essa agilidade nas atividades economiza tempo e otimiza a performance das equipes da recepção e do caixa, entre outras.
No que se refere ao restaurante, a informatização também traz muitos benefícios. É muito comum perder o controle do estoque e, por vezes, esquecer-se de comprar determinado ingrediente.
Ao implantar um sistema informatizado, é possível integrar o restaurante ao estoque, o que permite o controle dos itens consumidos, dos pratos pedidos e das despesas.
A informatização também estimula avanços na área de eventos, uma vez que é possível conversar com o cliente, registrar dados de faturamento, fechar o cardápio do coffee-break e imprimir o orçamento, tudo isso com apenas um clique.
Por fim, uma das maiores vantagens da informatização na gestão hoteleira é a possibilidade de fazer uma auditoria mais segura, pois informações relativas ao pagamento de diárias, dinheiro disponível no cofre, entre outras, podem ser lançadas automaticamente.
É possível também identificar o funcionário que tenha incluído dados no sistema e o horário em que ele realizou essa ação, facilitando o processo e ampliando o controle.
A informatização fornece à gestão hoteleira os recursos necessários para a modernização, a melhoria das atividades e, claro, o aumento da produtividade e da qualidade dos serviços.
Com isso, o hotel garante as condições ideais de atendimento, aprimora a experiência dos clientes e se diferencia da concorrência, expandindo os resultados tangíveis e o valor intangível oferecido.
Lembre-se de que o mercado muda constantemente e o comportamento do cliente também. Portanto, é preciso estar atento às possibilidades de investir e informatizar os sistemas para garantir um gerenciamento cada vez mais eficiente da equipe e das finanças.
Neste contexto, apostar nas ferramentas informatizadas e em uma equipe de tecnologia da informação altamente capacitada para aperfeiçoar a gestão hoteleira pode colocar o seu negócio à frente da concorrência e, acima de tudo, melhorar o posicionamento de sua marca.
Afinal, os clientes buscam serviços mais otimizados e processos mais eficientes.
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