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A nota fiscal eletrônica é um dos grandes passos que o Brasil deu nos últimos anos. Ela marcou a entrada da relação do Estado com as empresas e os consumidores no ambiente digital, ajudando a agilizar os processos de tributação e prestação de contas.
Desde que foi instituída, em 2006, ela vem ganhando cada dia mais a aderência de diversos setores da economia — e, em breve, será a única opção para quem quer fornecer e comprar produtos, prestar e ser tomador de serviços de maneira formalizada e adequada.
Milhares de empresas já fazem da nota eletrônica uma rotina, pois já entenderam os benefícios que ela oferece. E é justamente sobre isso que vamos falar. Se você administra um hotel, fique atento para entender quais as vantagens que o seu negócio vai obter ao emitir notas fiscais eletrônicas!
O que é a nota fiscal eletrônica?
Também conhecida como NF eletrônica ou pela sigla NF-e, a nota fiscal eletrônica nada mais é do que um documento digital emitido e armazenado eletronicamente. Ela tem como objetivo a documentação das operações de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços por meio da tecnologia virtual.
Lançada em 2006, a nota fiscal eletrônica é também um recurso do governo brasileiro para melhorar a fiscalização tributária e facilitar para consumidores e empresários de diversas formas (que descreveremos em detalhes no próximo tópico).
Na prática, a NF-e substitui as tradicionais notas impressas do tipo 1 e A1. A ideia do governo é que toda e qualquer nota seja emitida em formato eletrônico dentro de pouco tempo, mas ainda há alguns tipos que podem ser utilizados de forma impressa.
Apesar de não haver datas pré-fixadas pelo governo, diversos especialistas apontam que chegará o momento em que somente as notas fiscais emitidas de forma eletrônica serão aceitas como autênticas no Brasil.
Por que muitos hotéis e pousadas ainda não usam a nota fiscal eletrônica?
Olhando para o segmento de hospedagem e turismo no Brasil, vemos que muitos hotéis e pousadas ainda não usam notas fiscais eletrônicas em suas transações. Isso é muito frequente em pequenos e médios empreendimentos, especialmente no interior.
Não há uma resposta definitiva que explique por que isso acontece, mas podemos imaginar que tenha a ver com a cultura desses empreendimentos, que ainda não mergulharam mais a fundo na tecnologia digital. Há também empresários que acreditam que terão de fazer grandes investimentos em sistemas e equipamentos para emitir a NF-e, o que não é de todo verdade.
O problema é que os empreendedores do ramo deixam de obter inúmeras vantagens que só a NF eletrônica pode fornecer. Quer saber quais são? Continue a leitura!
Quais os principais benefícios da nota fiscal eletrônica para seu hotel?
Da redução de custos a ganho de reputação, aqui estão as seis vantagens mais significativas que hotéis e pousadas que já aderiram à nota fiscal eletrônica obtêm:
1. Redução de custos
Quem ainda trabalha com a NF tradicional tende a gastar bastante dinheiro com impressões ou com a compra de blocos de notas em papelarias. Notas virtuais economizam muito nesse aspecto.
Tem também a questão da armazenagem desses documentos. Eles precisam ser guardados por um tempo em um ambiente seguro. Caso não sejam encontrados quando algum órgão fiscalizador solicitá-los, o hotel pode ser multado e ter prejuízo financeiro.
2. Comodidade para clientes e fornecedores
Como o mundo está bem digitalizado, as pessoas não gostam mais de receber documentos impressos, sobretudo notas fiscais. Logo, se o hotel emite a NF eletrônica, pode entregá-la diretamente no e-mail de seu cliente.
Essa emissão é cômoda especialmente para as pessoas que precisam prestar contas à empresa. Muitas vezes, o processo administrativo daquela organização já está digitalizado e a entrega da nota tradicional pode ser inconveniente — o que a faz pensar duas vezes antes de reservar um quarto naquele hotel.
Da mesma forma, ao emitir uma NF de tomador de serviços, é possível ter um relacionamento bem mais moderno e eficiente com os fornecedores.
3. Envios e reenvios sem complicação
Um dos problemas mais clássicos envolvendo notas fiscais é a alegação de clientes e prestadores de serviços de que não receberam o documento impresso. Antes da NF eletrônica, era preciso ir a um cartório para fazer cópias autenticadas e enviar novamente, além de ter que esperar o tempo dos Correios para entrega e torcer para não haver um novo extravio.
Com a NF-e esse problema está resolvido, pois basta enviar por e-mail quantas cópias forem necessárias, uma vez que a reprodução do original não exige autenticação em cartórios.
4. Modernização do controle tributário
A nota fiscal eletrônica também coloca o hotel num patamar mais moderno de administração de tributos. O sistema de emissão pode ser integrado a outros softwares de gestão hoteleira. Isso faz com que os dados fiquem integrados e evitem erros e retrabalhos por parte dos profissionais do setor administrativo.
5. Economia de tempo e melhoria de produtividade da equipe
Tanto o processo de emissão de notas quanto o de consultas é bem mais rápido quando se dá de forma eletrônica. Quando precisa localizar uma determinada nota, por exemplo, o colaborador ou o gestor consegue fazer isso em poucos cliques. Antes, ele tinha que ir ao arquivo e pesquisar papel por papel.
Se olharmos para o tempo que é economizado, vamos notar que esse ganho de tempo contribui muito para a produtividade do time administrativo. E, como nós sabemos, tempo poupado é dinheiro economizado.
6. Reputação para o hotel
Por fim, é importante pontuar que o uso da tecnologia traz um verniz de modernidade à imagem do hotel. Quanto mais automatizados, práticos e modernos forem os processos, mais o estabelecimento será bem-visto pelos clientes e pelo mercado em geral.
Ao trabalhar com a nota fiscal eletrônica, portanto, além de tudo que já pontuamos até aqui, os hotéis e pousadas estarão também investindo em suas marcas, colocando-se como modernos e, portanto, dignos de competitividade.
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