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Você já pensou em implementar a Nota Fiscal Eletrônica para hotel? Sabe como funciona a legislação para esse processo? Entende quais os benefícios que a nota fiscal eletrônica pode trazer para o negócio?
A Nota Fiscal Eletrônica é um dos avanços do Brasil nos últimos anos. Ela iniciou a relação entre o Estado e as empresas e consumidores no ambiente virtual, agilizando processos de tributação e prestação de contas. Dessa forma, a Nota Fiscal Eletrônica traz uma série de benefícios, tanto para empresas quanto para consumidores e órgãos governamentais.
Portanto, se você respondeu não a alguma das perguntas acima, está na hora de ler este artigo! Nele você vai descobrir os benefícios da Nota Fiscal Eletrônica para hotel e tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto.
Ficou curioso? Continue a leitura e descubra!
O que é a Nota Fiscal Eletrônica?
Emitir notas fiscais é uma obrigação de todas as empresas do Brasil. Ela permite que o cliente tenha o registro de que recebeu um serviço ou produto de determinada empresa, ao mesmo tempo que auxilia as organizações a apurarem o seu faturamento e os impostos decorrentes da venda. Porém, existe uma forma simplificada de emitir esse documento — a Nota Fiscal Eletrônica.
A Nota Fiscal Eletrônica, também conhecida como NF eletrônica ou NF-e, nada mais é do que um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente. Ela tem como objetivo registrar e comprovar as operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços por meio da tecnologia virtual. Ou seja, mostra para os órgãos fiscais do governo que o seu estabelecimento efetuou uma venda ou prestou algum tipo de serviço para um cliente.
Ela foi instituída pelo Sistema Público de Escrituração Digital (o SPED) em 2006, dentro de um grande programa do sistema para integrar o Fisco do país. A NF-e vem ganhando cada vez mais aderência de diversos setores da economia, uma vez que permite uma relação mais fluida, ágil e otimizada entre os contribuintes e os órgãos fiscais do governo.
Além disso, é também um recurso do governo brasileiro para melhorar a fiscalização tributária. Ela facilita a prestação de contas do negócio e, com isso, melhora o controle dos órgão governamentais em relação às transações financeiras do país.
O que a legislação diz sobre a Nota Fiscal Eletrônica?
Já existe legislação específica para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica desde outubro de 2005. Ela institui tanto a NF-e quanto o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), assegurando a validade desse documento em todo o território nacional.
Na prática, ela substitui as tradicionais notas impressas do tipo 1 e A1. Também pode ser utilizada para substituir a Nota Fiscal do Produtor, porém, não substitui a Nota Fiscal do Consumidor e o Cupom fiscal, por exemplo.
Apenas algumas empresas são obrigadas a emitir a NF-e, como fabricantes de cigarro, postos de gasolina, fabricantes de automóveis, frigoríficos, entre outras. Ela ainda não é obrigatória para todas as empresas e, apesar da expansão da NF eletrônica ser um projeto do governo, não há previsão para a obrigatoriedade de emissão.
Por que adotar a Nota Fiscal Eletrônica para hotel?
Quando você analisa o segmento de hospedagem e turismo no Brasil, pode ver que muitos hotéis e pousadas ainda não utilizam a Nota Fiscal Eletrônica nas transações. Essa situação é ainda mais frequente em pequenos e médios empreendimentos, especialmente no interior do país.
Essa prática se deve muito à cultura dos empreendedores locais, que acabam não levando a tecnologia para dentro do negócio. Além disso, a falta de conhecimento sobre o documento pode interferir na aderência, uma vez que muitas pessoas acreditam que terão que fazer grandes investimentos e transformações no estabelecimento para emitir a NF-e.
Porém, qualquer empresa, independentemente do porte ou do setor de atuação, pode se candidatar para emitir Nota Fiscal Eletrônica voluntariamente. Essa prática pode gerar uma série de benefícios para o negócio. Entenda agora cada um deles!
Gera redução de custos para o hotel
Se você ainda utiliza a NF tradicional no seu hotel, provavelmente precisa destinar recursos para a impressão do documento, a compra de papel adequado e a armazenagem das informações.
A NF-e dispensa a compra de papéis ou blocos de Nota Fiscal e gastos com equipamentos e suprimentos de impressão. Além disso, você não precisa mais destinar um local específico do seu hotel para armazenar esses documentos, evitando danos e perda de Notas Fiscais e, com isso, multas ou punições do Fisco.
Dessa forma, a emissão da Nota Fiscal Eletrônica para hotel pode gerar redução dos custos operacionais e, com isso, aumento da lucratividade.
Traz inovação para o negócio
A era digital já chegou há alguns anos e, para se manter competitivo no mercado, é essencial que o seu hotel acompanhe as transformações mundiais. E a NF-e faz parte dos diversos processos que podem ser modernizados e automatizados no seu negócio.
Ela permite que você gerencie os seus documentos de forma eletrônica — processo chamado de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Dessa forma, você pode consultar as informações sobre prestações de serviços a clientes e faturamento, de forma simplificada e ágil, o que leva inovação para os processos internos do seu hotel.
Otimiza o cumprimento com obrigações fiscais
O seu hotel precisa prestar contas ao Fisco e cumprir com uma série de obrigações fiscais. Boa parte delas dependem da Nota Fiscal emitida pelo estabelecimento, tanto para declarações de faturamento quanto para cálculo de impostos e outras obrigações.
A utilização da NF-e otimiza esse processo uma vez que permite que as informações estejam sempre disponíveis e de fácil acesso para o serviço de contabilidade. Além disso, a utilização desse documento dispensa alguns papéis, como a AIDF (Autorização de Impressão de Documentos Fiscais). O governo brasileiro prevê, inclusive, que outras obrigações fiscais também possam ser substituídas ou eliminadas pelo uso da Nota fiscal Eletrônica.
Dessa forma, a Nota Fiscal Eletrônica para hotel também o coloca em um patamar mais moderno de administração de tributos. Isso porque o sistema de emissão pode ser integrado a outros softwares de gestão hoteleira, otimizando ainda mais o cumprimento com as obrigações fiscais do seu estabelecimento.
Aumenta a satisfação dos clientes
Uma boa parte dos seus clientes têm acesso à internet durante a maior parte do dia. Eles já utilizam a rede para se comunicar com amigos e familiares, assim como durante o trabalho.
No mundo digital, são poucas as pessoas que gostam de receber documentos impressos, sobretudo, notas fiscais. Esses papéis acabam se perdendo ou acumulando em forma de lixo na mesa ou bolsas dos clientes do seu hotel.
A NF-e pode ser entregue diretamente no e-mail do seu cliente, o que aumenta a satisfação dele com os serviços prestados. Essa emissão é cômoda especialmente para as pessoas que precisam prestar contas à empresa. Muitas vezes, o processo administrativo de reembolso já é feito por meio digital e a entrega da Nota Fiscal Eletrônica facilita — e muito — a vida do seu cliente.
Facilita o envio e reenvio de documentos
Um dos problemas envolvendo Notas Fiscais é a perda da documentação por parte de prestadores de serviços e clientes. Nesse caso, antes do surgimento da NF-e, era preciso ir a um cartório para fazer cópias autenticadas e enviar novamente para o solicitante. Além disso, o envio era feito por meio dos Correios, o que aumentava o tempo de espera e gerava risco de extravio.
A reprodução da NF-e original dispensa a autenticação do cartório e, por isso, resolve esse problema com facilidade. Em caso de necessidade, basta enviar um e-mail com a quantidade de cópias solicitadas.
Melhora a produtividade da sua equipe
A NF-e agiliza tanto o processo de emissão de Notas Fiscais quanto o de consulta. O colaborador e gestor podem localizar determinada nota com apenas alguns cliques, ao invés de ter que ir até o arquivo para buscar o papel.
Dessa forma, você aumenta a produtividade da sua equipe e otimiza processos internos do hotel. Com isso, o seu time administrativo passa a ter mais tempo disponível para investir em processos estratégicos e que geram valor e vantagem competitiva para o seu negócio.
Melhora a reputação do hotel
O uso da tecnologia traz um toque de modernidade à imagem do hotel. Quanto mais automatizados, práticos e modernos forem os processos, melhor o estabelecimento é visto pelos clientes e pelo mercado em geral.
Portanto, ao trabalhar com a Nota Fiscal Eletrônica, o seu hotel investe também na própria marca, posicionando-se no mercado como mais modernos e dignos de competitividade.
Impacta positivamente a sociedade
Com a emissão da NF-e pelo seu estabelecimento, você impacta positivamente a sociedade no geral.
Isso porque você é capaz de reduzir o consumo de papel e o acúmulo de resíduos sólidos, gerando benefícios para o meio ambiente. Além disso, você propaga e incentiva o uso de novas tecnologias, tanto pelos seus clientes quanto por outros estabelecimentos ao seu redor.
A NF-e também possibilita o surgimento de novas parcerias entre o seu hotel e outras empresas como, por exemplo, desenvolvedoras de softwares. Com isso, você impacta e movimenta a economia local.
O que seu hotel precisa para emitir a Nota Fiscal Eletrônica?
Agora que você já sabe de todos os benefícios da Nota Fiscal Eletrônica para hotel, provavelmente ficou curioso para entender como funciona o processo de emissão, não é mesmo? Ele é mais simples do que parece e o governo faz apenas algumas exigências para o cadastro da empresa como voluntária no processo.
Em primeiro lugar, o seu hotel precisa ter acesso à internet. Não há nenhuma exigência sobre velocidade de acesso — podendo ser, inclusive, discada. A única regra aqui é que a internet precisa ser compatível com o volume de Notas Fiscais Eletrônicas emitidas.
Você também precisa se credenciar na Secretaria da Fazenda. Porém, se você possui mais de uma unidade do seu hotel, é necessário realizar um cadastro para cada uma delas, indo à Secretaria da Fazenda de cada um dos Estados nos quais você possui filiais.
Você também precisa de uma certificação digital, emitida pela Autoridade Certificadora credenciada pela IPC-Brasil. Essa certificação é emitida pelo número do CNPJ do seu hotel, sendo que apenas um credenciamento serve para todas as filiais do seu negócio.
Por fim, é necessário realizar o download e instalação da versão de produção do Software Emissor de NF-e, disponibilizado gratuitamente pelo Fisco.
Após seguir todos esses passos, seu negócio está pronto para emitir a NF-e com facilidade. Esse processo pode ser simplificado ainda mais com a utilização de um software de gestão integrado no seu estabelecimento, facilitando o controle fiscal do seu estabelecimento. Entenda agora mesmo o porquê!
Como um software de gestão pode potencializar o controle fiscal do seu hotel?
A gestão dos aspectos tributários do seu negócio é essencial para que o seu hotel se mantenha em dia com o Fisco. Dessa forma, você evita multas e punições que podem, inclusive, levar ao fechamento do estabelecimento. Além disso, esse processo otimiza o recolhimento de tributos e gera insumos importantes para que você tome decisões sobre o futuro do hotel.
Além de investir na Nota fiscal Eletrônica para otimizar e facilitar esse processo, um software de gestão pode ser um grande aliado nesse aspecto. Com o investimento do governo em meios digitais de relacionamento com as empresas, o software ganha ainda mais destaque na hora de controlar as obrigações fiscais do seu negócio.
Isso porque ele permite que você integre as vendas do seu hotel com a emissão de Nota Fiscal e a confecção de documentos e relatórios necessários para a prestação de contas ao Fisco. Ou seja, ele automatiza todos esses serviços e une as tarefas em um só lugar.
Além disso, esse programa garante a segurança das suas informações e ainda gera análises de dados importantes para embasar a tomada de decisão no hotel.
Agora que você já sabe tudo sobre Nota Fiscal Eletrônica para hotel, seus benefícios e a importância de um software de gestão para controle fiscal do negócio, o que está esperando para começar hoje mesmo a investir na transformação digital? Assim, você aproveita todas as vantagens que essa mudança pode trazer e ganha um diferencial competitivo perante o mercado!
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