Afinal, quais são os benefícios do controle de acesso em hotéis?

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Assim como em qualquer empreendimento, o controle de acesso em hotéis é fundamental para manter a eficiência operacional e o bom funcionamento do negócio.

Saber quem entra e sai das dependências do hotel é essencial para garantir tanto a segurança das pessoas quanto do próprio estabelecimento. Imagine se qualquer indivíduo pudesse acessar todas as áreas. Certamente ocorreriam grandes problemas!

Fazer o controle de acesso em hotéis corretamente assegura que todas as pessoas estejam em um ambiente seguro e tranquilo. Afinal, sem esse procedimento, seria fácil que pessoas mal-intencionadas tivessem acesso para entrar e cometer furtos, por exemplo.

Se você ainda tem dúvidas sobre a importância de ter um controle de acesso em hotéis, levantamos os principais benefícios de implementá-lo. Boa leitura!

Maior segurança

Os hotéis contam com uma grande circulação de pessoas, por isso os riscos se tornam ainda maiores quando não são controlados e monitorados.

Dessa maneira, investir em um sistema de controle de acesso de hotéis garante a segurança e a privacidade dos hóspedes, dos funcionários e do próprio patrimônio.

Por meio de um controle maior, a gestão do estabelecimento fica muito mais organizada. Por exemplo, com um serviço de reserva online de reservas, o próprio cliente preenche suas informações de cadastro. Isso evita erros e falhas de digitação ou inconsistência de dados.

Além disso, a equipe consegue ter acesso a todo o histórico de estadias do cliente e isso leva a oferecer benefícios extras e vantagens caso ele seja usuário frequente.

Com o controle de acesso no hotel, você consegue gerir melhor as informações controlando as entradas e saídas de hóspedes ao mesmo tempo. Além disso, os dados e informações passam a estar em uma base segura, criptografados e armazenados em nuvem.

Sistemas integrados

Integração entre os mais diversos sistemas do hotel estão entre as principais vantagens de manter o controle de acesso.

Ao usar um sistema de controle de acesso, todo o estabelecimento fica mais dinâmico. Isso acontece porque as informações passam a ser centralizadas e integradas, melhorando a comunicação interna e eliminando as possibilidades de divergências.

Graças aos processos integrados é possível, por exemplo, eliminar de vez o uso de planilhas que, afinal de contas, é uma tarefa cansativa para os funcionários. Ainda mais se as informações exigidas necessitarem de um controle exato.

Essa possibilidade oferece uma desburocratização de boa parte das tarefas, eliminando erros e falhas ocasionados por processos manuais. Assim, a cada registro de hóspede ou de venda de um item no frigobar, por exemplo, as informações são repassadas a um banco de dados que realiza toda a gestão e o controle. O fechamento da conta do cliente, ao fim da sua estadia, é feito automaticamente.

É possível integrar o controle de reservas, de pagamentos, de fornecedores, do financeiro e de tantos outros setores e compartilhar os dados entre si. Esse gerenciamento possibilita uma tomada de decisão mais assertiva e confiável sobre as necessidades do empreendimento.

Menor consumo de energia

Uma das grandes preocupações de toda e qualquer empresa é a questão da sustentabilidade. Com campanhas cada vez mais focadas em reduzir o consumo e utilizar os recursos com responsabilidade, ter controle de acesso sobre o consumo do que é utilizado no hotel é essencial.

Sabendo quais cômodos estão sendo ocupados e quais ambientes são mais procurados, é possível direcionar uma campanha de redução de energia mantendo à disposição do cliente apenas o que ele utilizará de fato.

A redução do consumo de energia pode incluir serviço de quarto, restaurante, frigobar etc.

Eficiência e agilidade no controle de acesso em hotéis

Manter um cliente fidelizado envolve a implementação de uma série de estratégias. Dentre elas, adaptar os processos de modo a atender as preferências do hóspede.

Ao adotar um controle de acesso em hotéis, você é capaz de garantir a agilidade e a eficiência nos processos e consequentemente na sua gestão. No entanto, utilizar um bom sistema de gestão vai além disso: o hoteleiro tem a chance de conhecer o perfil do cliente com profundidade, o que permite oferecer um serviço diferenciado e personalizado capaz de proporcionar a ele uma boa experiência e fidelizá-lo.

Com a implementação de ferramentas e meios mais eficazes para a otimização da gestão hoteleira, é possível:

  • aprimorar o check-in e o check-out, visto que o cliente pode ser atendido em qualquer lugar e a qualquer hora;

  • os funcionários responsáveis pela arrumação dos quartos podem realizar a tarefa com maior eficiência e controle, já que contam com atualizações instantâneas dos sistemas de check-in e check-out;

  • sistemas integrados de backoffice;

  • há uma maior segurança no pagamento das contas, com fechamentos automáticos e precisos das informações para os clientes;

  • melhor experiência e administração dos dados dos hóspedes;

  • gerenciamento em tempo real de disponibilidades e tarifas.

Ganho de controle

Não há dúvida que a grande vantagem da integração e centralização é oferecer um maior controle sobre os recursos em hotéis. Por meio da implementação de um bom sistema, é possível eliminar de vez planilhas desorganizadas e complexas.

A capacidade de um sistema concentrar em um só lugar informações sobre hóspedes, reservas e valores de diárias agiliza os processos e oferece maior eficiência ao dia a dia do hotel.

Do ponto de vista de uma boa gestão hoteleira, a adesão a um sistema de controle de acesso em hotéis possibilita melhorar a qualidade dos serviços, valorizando a experiência do cliente que está pagando por eles.

Vale destacar que, além de todas essas facilidades, você pode gerar relatórios gerenciais contendo movimentos de entrada e saída de recursos da empresa, evitando perdas. Ainda é possível, por exemplo, comparar o volume de reservas em determinado período e realizar projeções e planejamentos futuros.

Acompanhamento especializado

A gestão e controle de acesso em hotéis é uma prática fundamental para manter a segurança tanto dos hóspedes quanto do próprio patrimônio. No entanto, é necessário contar com uma empresa especializada para auxiliar na implementação de um bom sistema que realmente beneficie todo o estabelecimento.

Por meio do acompanhamento especializado, é possível adotar uma solução que realmente atenda às necessidades hoteleiras e agregue valor ao negócio. Isso possibilita aumentar a produtividade na rotina dos funcionários, reduzir os custos com tarefas não mais realizadas manualmente e agilizar a resolução de questões, como check-in e controle de consumo.

Entre alguns pontos que devem ser observados no processo de escolha de uma empresa de gestão e controle de acesso, estão os seguintes.

Flexibilidade e agilidade

A escolha de uma empresa para a implementação de um sistema de controle de acesso deve trazer maior praticidade e facilidade ao dia a dia do seu hotel.

É fundamental que a solução integre os setores e sua operação possa ser realizada na nuvem, ou seja, responsivo. Isso possibilita que o acesso possa ser realizado de qualquer lugar, hora e meio, seja de um celular, smartphone ou tablet.

Serviço de suporte eficiente

Por mais simples e acessíveis que algumas soluções de controle de acesso possam ser, algumas dúvidas podem surgir durante a fase de implementação e uso.

Por isso, é essencial escolher uma empresa que preste um serviço eficiente de suporte. Durante os 7 dias da semana e 24 horas por dia, nos mais variados canais como chat online ou telefone, por exemplo. Procurar referências sobre o serviço de empresas desenvolvedoras de sistemas é imprescindível para o sucesso da adesão.

Acompanhamento do crescimento da empresa

De nada adianta contratar um sistema completo e mais caro se futuramente a empresa não puder realizar customizações e agregar outras soluções ao pacote do serviço.

Antes de contratar uma empresa prestadora de serviço de controle de acesso, é preciso verificar os prós e contras e identificar a opção que traga mais benefícios ao estabelecimento.

Isso significa que é essencial que a empresa fornecedora do sistema seja capaz de atender as necessidades de crescimento e evolução do negócio sem perder a qualidade e a agilidade das operações mesmo com o aumento significativo de informações gerenciais.

O controle de acesso em hotéis facilita a gestão e oferece maior segurança às pessoas e ao patrimônio. Isso significa que uma experiência com ainda mais valor e qualidade passa a ser oferecida ao cliente, facilitando o dia a dia dos funcionários e tornando os processos mais fáceis.

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Sobre Cachoeira

Co-Fundador CEO da HMAX Automação Hoteleira.

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