Central de compras online: por que automatizar o setor hoteleiro?

Tempo de leitura: 6 minutos

Fala-se bastante em automação dos processos no mundo empresarial. A tecnologia é aplicada com amplo sucesso em diferentes segmentos — incluindo escolas, hospitais, casas de negócio, empresas prestadoras de serviços e assim por diante.

Mas como o setor hoteleiro pode se beneficiar da tecnologia? Neste post, veremos como uma central de compras online pode ser utilizada com sucesso em hotéis.

A importância da tecnologia e da automação

A tecnologia e a automação agilizam as operações, melhoram a produtividade, oferecem resultados de melhor qualidade. Elas se fazem presentes em máquinas, softwares, robôs, sistemas de segurança e muitas outras coisas.

O setor de saúde vem se beneficiando grandemente com a tecnologia, que é usada para fazer exames minuciosos, diagnosticar o paciente, ajudar nas cirurgias, coordenar atividades, gerir processos, etc.

Na educação, o processo de ensinar tornou-se bem mais dinâmico, usando diferentes softwares, especialmente games e realidade virtual.

Nos imóveis, o termo “apartamentos inteligentes” vem se popularizando e, futuramente, será um requisito fundamental na escolha de um condomínio.

A tecnologia e automação no setor hoteleiro

Nos hotéis brasileiros já existe tecnologia de primeiro mundo, daquela usada nos Estados Unidos. Já é possível integrar, em um único sistema, iluminação, vídeo, áudio, fechamento e abertura das cortinas, climatização e serviços diferentes, como solicitação de camareira, mordomo, refeições, etc.

O sistema é escalável, ou seja, o hotel pode adicionar novidades aos poucos, não sendo necessário criar um sistema de automação de uma única vez.

Além desse sistema inteligente de automação, o setor hoteleiro já conta com diferentes soluções tecnológicas de softwares de gestão, conhecidos como PMS. Esses softwares envolvem diversas funções, como registro de cadastro de clientes, controle financeiro e cobrança integrada. Além disso, os softwares emitem relatórios detalhados com os mais diversos conteúdos para auxiliar na tomada de decisões.

As compras no setor hoteleiro

Nos hotéis, as compras geralmente estão subordinadas à controladoria, mas podem estar associadas a outros setores também. A forma como esse setor é estruturado depende do tamanho, do tipo e da metodologia de trabalho de cada hotel.

Em hotéis menores, quem se encarrega das compras pode ser o gerente ou o próprio dono. Em hotéis de porte maior, existe um funcionário específico para realizar as compras.

O encarregado responsável pelo setor de compras deve ter facilidade em contatar vendedores e dispor de conhecimentos suficientes sobre os produtos utilizados na hotelaria.

Veja como uma central de compras online pode otimizar o trabalho nos hotéis.

A central de compras online

Uma central de compras online é um canal de comunicação direto que atende as necessidades do setor hoteleiro, permitindo uma operação direta entre o hotel e os fornecedores.

Com essa central, o setor de compras fica mais profissionalizado, sendo possível pesquisar bons fornecedores e efetuar compras com segurança, sabendo que está comprando de uma empresa confiável.

A central avalia cuidadosamente os fornecedores, os produtos que oferecem, os recursos de logística, permitindo que eles sejam ou não registrados na base de dados do hotel. Assim, o gestor pode gerenciar riscos com mais precisão, evitando fazer negócios com fornecedores de índole duvidosa ou comprar produtos de menor qualidade — fatos que podem interferir negativamente nas finanças da empresa.

Os erros cometidos usualmente no setor de compras deixam de existir com a central de compras online. Reduzidos os erros, reduzem-se também os desperdícios e as perdas, resultantes de compras malfeitas (volume excessivo, compra antecipada demais ou compra retardada).

Outra vantagem em adotar essa tecnologia é que ela contribui para reduzir custos, já que é possível interagir com o fornecedor com mais segurança e adquirir produtos de melhor qualidade.

A central de compras online permite obter descontos mais significativos, já que dispensa intermediários, ou seja, o hotel pode adquirir suas mercadorias diretamente com o fabricante a menores custos.

Além disso, não é preciso instalar nada, considerando que o sistema funciona online. A computação na nuvem oferece a possibilidade de o hoteleiro usufruir dos melhores softwares pelos melhores preços, sem a necessidade de contar com uma infraestrutura muito complexa de TI.

Outra vantagem de uma central online é que ela pode ser acessada de qualquer lugar, em qualquer dispositivo com acesso à internet e em qualquer horário, pois ela funciona 24 horas por dia.

As vantagens da automação por meio da central de compras online

Além da redução de custos e da possibilidade de contatar os melhores fornecedores e os melhores produtos, a central de compras online oferece outras vantagens para o setor hoteleiro.

Por exemplo, aprimora o controle de estoque, já que evita o acúmulo desnecessário de produtos, o que torna o inventário mais complicado. Estoques mal administrados podem causar grandes prejuízos ao hotel. Um almoxarifado lotado de itens não quer dizer que atenderá prontamente todas as necessidades dos hóspedes.

O que supre as necessidades dos clientes é ter a quantidade adequada de itens úteis para prover a demanda por um período específico. Ou seja, o mais importante é efetuar os pedidos de compra conforme as necessidades dos hóspedes.

Então, percebe-se que a central de compras online, ao otimizar o controle de estoque, faz com que as necessidades mais importantes dos hóspedes sejam satisfeitas em tempo hábil, o que significa uma contribuição para a melhoria do relacionamento com os clientes.

Hóspede satisfeito pode resultar em hóspede fidelizado. E esse hóspede pode levar outros hóspedes e divulgar o hotel para seus amigos e parentes, tornando o processo de captação de clientes menos caro (mais uma vez, vemos como a central de compras online ajuda a economizar dinheiro e outros recursos).

A integração da central de compras com setores e canais

Vale a pena lembrar que a central de compras online pode e deve ser integrada aos outros setores do hotel, como estoque, vendas ou contabilidade.

Caso julgue necessário, o próprio gestor do hotel poderá se encarregar do setor de compras, dispensando a atuação de um funcionário específico. Isso porque, com a central de compras online, tudo fica mais fácil e prático, mesmo considerando um hotel de grande porte.

Permite ainda a integração com os setores internos do hotel, bem como com os canais digitais mais variados, como as redes sociais, os sites e os blogs dos fornecedores. Trata-se de uma solução B2B vantajosa para ambas as partes envolvidas na transação.

Você já trabalha com uma central de compras online? Deseja conhecer soluções tecnológicas destinadas ao setor hoteleiro? Então, aproveite para seguir a HMAX nas redes sociais: Twitter; Youtube; LinkedIn; Facebook e Instagram.

Sobre Cachoeira

Co-Fundador CEO da HMAX Automação Hoteleira.

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