Como melhorar o cadastro de hóspedes do hotel? Descubra agora!

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Você sabia que só no primeiro semestre de 2018 a receita gerada pelos turistas estrangeiros no Brasil foi de 5,94% a mais do que o mesmo período em 2017? Isso sem contar com as somas referentes ao turismo nacional, movimentado pelos próprios brasileiros. Com dados como esses, é bom você investir e melhorar o cadastro de hóspedes do seu hotel.

Imagine que quanto mais moderno e utilizador das novas tecnologias o seu hotel for, mais prestígio ele poderá ganhar e, ao mesmo tempo, ser reconhecido como uma ótima opção pelos turistas. Vale lembrar também que otimizar o cadastro de hóspedes trará maior agilidade no atendimento, melhor acompanhamento e ainda informações relevantes para o seu negócio.

Ou seja, realmente vale a pena. Quer saber como fazer isso? Confira abaixo algumas dicas essenciais e saiba como tirar do papel essa estratégia, aumentando as chances de sucesso do seu hotel.

Padronize a base de dados

Sim! Essa é, sem dúvidas, uma das principais práticas para que você consiga melhorar o cadastro de hóspedes do seu hotel. Padronizar a base de dados que você já tem ou pretende criar é importantíssimo, ainda mais se considerar o fato de que ela representa uma espécie de histórico de todos os clientes do seu negócio.

Uma boa dica é deixar cada informação que você obtiver do hóspede seguir um roteiro, como:

  • nome;

  • idade;

  • telefone;

  • endereço;

  • motivo pelo qual está se hospedando;

  • quantos dias ficou ou ficará no hotel;

  • número de acompanhantes;

  • forma de pagamento;

  • registro de sugestões ou reclamações, etc.

Definir essa lista facilitará as buscas posteriores, poupando tempo. Além disso, você poderá utilizar esses preenchimentos como indicadores de desempenho, montando os perfis dos clientes que se hospedam e calculando a movimentação em determinadas épocas do ano.

Complete as informações essenciais do cliente

Essa etapa também é muito importante, já que evita o retrabalho e a perda de informações que necessárias para o cadastro. Por isso, não deixe nada incompleto ou que precise ser preenchido posteriormente. O ideal é recolher todos os dados assim que possível, seja quando o hóspede der entrada no hotel, durante a sua estadia ou no momento do checkout.

Nesse sentindo, conte com a ajuda da tecnologia para que sua estratégia siga da maneira correta. Mais uma vez, tenha em mente que o ato de confirmar as informações do cliente pode ser um fator determinando para o futuro do empreendimento.

Se o cliente estiver com muita pressa, pegue pelo menos o telefone, e-mail e identificação em um primeiro contato. Faça o possível para esclarecer a importância dessa coleta de informações, colocando outras formas de preenchimento dos dados à disposição do hóspede. É aí que entram canais modernos, criativos e que são flexíveis à rotina das pessoas, como o SMS, telefone, e-mail, chat, WhatsApp, aplicativos, entre outros.

Atualize o cadastro sempre que houver novo chek-in

Quando o cliente se hospedar pela primeira vez no seu hotel, é a hora de criar o cadastro dele. Depois, você poderá atualizá-lo sempre que ele retornar ao empreendimento e for passar mais dias. Se você conseguir manter a sua base de dados sempre em dia, todo o trabalho seguinte será mais tranquilo e fácil para a sua equipe.

Aproveite também momentos de pré-estadia (em que o hóspede inicia o agendamento da reserva online) para pedir a atualização de informações. Muitas vezes, esse é o momento perfeito para que ele já indique novos dados ou confirme aquilo que já estava salvo desde o contato anterior.

Você pode reforçar esse método em envios de e-mails e SMS demonstrando que está atento às solicitações do cliente e que quer ajudá-lo sempre que possível, oferecendo um atendimento rápido, moderno e sofisticado.

Utilize as ferramentas certas

Quando falamos em usar as ferramentas certas, estamos falando de todos os meios de contato que você mantém disponíveis para os hóspedes. Imagine a seguinte situação: você tem apenas formulários em papel para realizar o cadastro do cliente. Ele chega no hotel com pressa, pois tem uma reunião importante e não pode parar e perder alguns minutos preenchendo nada disso.

Para evitar esse tipo de transtorno, tanto para o hóspede quanto para o seu negócio, a melhor forma é se adaptar a diferentes perfis de clientes. Utilize a ferramenta certa. Não se esqueça de que existem públicos que não enxergam com bons olhos os métodos antigos e ultrapassados.

Surpreenda desde o cliente mais tradicional até o mais moderno. Para isso, fique atento às soluções que mais combinam com cada perfil de público e garanta mobilidade, flexibilidade e comodidade para todos os seus clientes.

Classifique os hóspedes por categorias

Aqui está uma das informações que mais contam no trabalho de um hotel: as categorias de hóspedes com um perfil bem completo. Você pode classificar os clientes com base nas informações disponíveis em seu banco de dados. Isso é, de fato, incrível e diferencia todo o seu trabalho.

Sem contar que, com a classificação por categoria, você pode até mesmo estreitar laços com os clientes, mostrando que conhece e sabe um pouco sobre a rotina, as necessidades e o que é mais importante para eles.

Quer mais uma boa prática? Dependendo da frequência com que o cliente faz uso de determinada categoria, você pode propor uma melhoria nos serviços.

Além de ser uma ótima ação, você terá maiores chances de fidelizar o hóspede por meio de situações do tipo. Quanto mais benefícios por categoria o cliente tiver, mas ficará interessado em subir de patamar e ter serviços exclusivos em seu hotel.

Como você viu, melhorar e potencializar o cadastro de hóspedes do seu hotel só traz benefícios, não é mesmo? Não espere a concorrência sair na frente. Mostre que o seu negócio está bem preparado para as novas tecnologias e que, principalmente, sabe usá-las da melhor maneira! O que você está esperando para surpreender positivamente o cliente oferecendo o que há de mais prático no setor hoteleiro?

Gostou deste artigo? Então entre em contato conosco e ajudaremos você a modernizar o atendimento e cadastro de hóspedes do seu hotel.

Sobre Cachoeira

Co-Fundador CEO da HMAX Automação Hoteleira.

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