Confira 6 dicas para melhorar a gestão de reservas do seu hotel

Tempo de leitura: 6 minutos

Nos dias atuais, manter a mente aberta às novas possibilidades é essencial para o crescimento da empresa. E no setor hoteleiro, isso não é muito diferente, já que investir em recursos necessários a melhoria da gestão de reservas é fundamental para garantir a qualidade do atendimento e maximizar a lucratividade.

Nesse sentido, à medida que o negócio conquista mais espaço no mercado, a liderança precisa modernizar os seus processos e torná-los mais eficientes.

Selecionamos, neste artigo, algumas sugestões para otimizar a gestão de reservas de seu hotel, a fim de aumentar a captação e a fidelização de novos hóspedes. Boa leitura!

Afinal, o que é uma gestão de reservas?

Os administradores de hotéis e pousadas precisam enfrentar uma série de desafios em seu cotidiano. Além da necessidade de manter o foco no atendimento — com o intuito de aumentar a satisfação dos hóspedes — ainda é preciso gerenciar e organizar reservas e lidar com eventuais imprevistos que podem surgir.

Sumariamente, a gestão de reservas envolve todos os processos atrelados à responsabilidade de manter a ocupação do hotel, mesmo nos períodos de baixa temporada. E como isso não é uma tarefa simples, a gestão hoteleira precisa encontrar a melhor estratégia para facilitar a administração e cumprir o seu papel.

Qual a importância de uma gestão de reservas eficiente?

Além de promover meios de aumentar a demanda e melhorar a ocupação do estabelecimento, garantir a qualidade nos serviços que envolvem o sistema de reservas é fundamental. Pois o padrão de excelência na gestão de reservas é o fator limitante entre o sucesso e o fracasso de muitas instituições desse ramo.

Logo, os gestores precisam identificar — e avaliar minuciosamente — quais os gargalos que mais comprometem a administração de seu hotel. Mediante essas informações, é preciso buscar alternativas que sinalizem possibilidades reais de reduzir as falhas e de reverter a situação.

Contextualmente, investir em ferramentas tecnológicas é uma medida importante para potencializar as demandas do gerenciamento de uma rede hoteleira. Além de dinamizar as vendas e impulsionar bons resultados, os gestores podem, também, ganhar tempo para se dedicar a outros setores menos produtivos.

Quais as principais medidas para melhorar essa gestão?

Adotar medidas que possam melhorar a gestão de reservas torna-se fundamental para garantir maior solidez à instituição. Assim sendo, confira quais são as melhores opções para atingir essa meta e potencializar os negócios.

1. Investir em marketing digital

Para aumentar a procura e manter os seus quartos sempre ocupados, o seu hotel precisa ser facilmente encontrado na Web. Assim, é necessário considerar a possibilidade de realizar investimentos em sites de viagens, promover as suas redes sociais e buscar outras alternativas para facilitar o acesso de quem procura hotel pela Internet.

2. Criar um processo de controle

Exercer um bom controle de reservas para não correr o risco de denegrir a imagem de sua instituição é fundamental. Estabeleça uma forma de monitorar as reservas por meio de um procedimento diário. Tal medida evita a gafe de realizar reserva dupla e, com isso, causar situações constrangedoras diante dos clientes.

3. Solicitar um sinal mediante a reserva

Essa medida é bem razoável, pois evita desgastes desnecessários no futuro. Um dos problemas mais comuns é a dor de cabeça causada por reservas sem sinal: mediante a falta de compromisso por parte do hóspede, ele pode cancelar a reserva e deixar furos no sistema financeiro e administrativo.

Por isso, não efetue reservas sem exigir um percentual do valor cobrado pela acomodação. Desse modo, você pode controlar melhor as vagas oferecidas e ainda se planejar conforme a previsão de receitas. 

4. Trabalhar a reconfirmação de reservas

Mediante um adequado controle — inclusive com um sistema de alerta programado — você pode garantir uma forma de reconfirmar as reservas quando estiver próximo das datas previstas. Isso é importante para controlar melhor o fluxo de hóspedes, além de evitar o erro de efetuar reservas acima da capacidade de lotação do hotel.

5. Evitar falhas recorrentes

Uma das formas mais seguras de melhorar a administração de seu hotel e controlar o fluxo de ocupação é fazer uma avaliação dos tipos de erros que causam desistência das reservas. Para isso, é preciso manter um controle periódico das reservas feitas e analisar os motivos pelos quais algumas não são efetivadas.

Desse modo, a gestão pode analisar melhor se os fatores que influenciaram a desistência da compra estão relacionados a alguma falha do hotel ou se foi por opção do cliente. Com essas informações, procure resolver esses problemas para evitar erros recorrentes.

6. Acompanhar a concorrência

Fique atento às estratégias utilizadas pelos seus concorrentes mais próximos. Procure se certificar sobre as principais ações de marketing, de campanhas de férias ou até mesmo do calendário de promoções que eles utilizarão. Esses dados são fundamentais para a gestão saber o momento ideal para repensar suas ações, reforçar as qualificações e usar a criatividade para fazer diferente — e melhor — que a concorrência. 

Por que um sistema de gestão de reservas pode ser um diferencial?

Nos últimos anos, as grandes companhias hoteleiras investiram em modernização e passaram a utilizar recursos tecnológicos para otimizar a gestão de reservas. O resultado foi uma melhoria no faturamento e a expansão dos negócios para outros países. E isso, num curto espaço de tempo.

Percebe-se, então, que o uso de um sistema de gestão de reservas é, na atualidade, o recurso mais seguro para alavancar os negócios e direcionar a empresa para o alcance de resultados mais significativos.

Essa ferramenta é ideal para dinamizar os processos que envolvem o atendimento ao cliente, as reservas, os processos de check-in e de check-out e ainda auxiliar no controle financeiro do hotel. Ou seja, esse software para hotel foi planejado para organizar as demandas e, desse modo, garantir o controle do fluxo de clientes e de tudo o que envolve esse trâmite.

Logo, a opção por um sistema com tantas funcionalidades viabiliza soluções rápidas e práticas. Pode sinalizar, ainda, mais agilidade no desenvolvimento dos processos necessários para melhorar a gestão de reservas, captar novos clientes e conquistar mais destaque no mercado.

Quer aprender mais? Confira também as 9 melhores dicas para otimizar a gestão financeira de seu hotel!

Sobre Cachoeira

Co-Fundador CEO da HMAX Automação Hoteleira.

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