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Para garantir o sucesso de seu negócio, automatizar os processos de seu empreendimento é considerado um passo básico, uma vez que garante maior eficiência de gerenciamento e melhores resultados. O software de gestão hoteleira é uma excelente ferramenta nesse quesito e funciona como uma grande aliada dos gestores.
Isso se dá porque os softwares são responsáveis pelo registro de informações administrativas importantes e também pela integração de todas as atividades realizadas em seu hotel. Dessa maneira, seus processos serão mais ágeis, você tomará decisões mais assertivas e haverá economia de tempo e dinheiro.
Quer entender melhor a importância de se ter um software de gestão em seu estabelecimento? Então, continue a leitura deste artigo e confira 6 vantagens competitivas dessa ferramenta!
Vamos lá?
1. Aumento da produtividade de sua equipe
A melhor maneira de aumentar a produtividade de seus colaboradores é deixá-los a par do funcionamento e de todas as políticas praticadas em seu hotel. Isso pode ser feito por meio de treinamentos periódicos — e um bom software será essencial para facilitar o acesso às informações por todos os setores.
As tarefas manuais tomam muito tempo de trabalho, além de serem mais suscetíveis a erros. Um sistema de gestão integra dados precisos e corretos, o que possibilita que diferentes áreas de seu estabelecimento compartilhem as mesmas informações.
Assim, você tomará decisões mais acertadas e ágeis e terá uma equipe com uma visão integral do negócio: isso melhora a resolução de conflitos internos, melhora o trabalho em grupo e dá mais segurança para lidar com o público.
Com o serviço de reserva online, não há sobrecarga de trabalho e sobra mais tempo para a dedicação às demandas dos hóspedes: recepção, consumo dos produtos disponíveis, limpeza e organização dos quartos, entre outros.
Além disso, o processo de comunicação interno se torna mais eficaz, trazendo mais agilidade no atendimento ao cliente — uma excelente maneira de encantá-lo. E sabemos como as pessoas, com suas rotinas corridas e estressantes, procuram por um local que possua funcionários educados e ofereça agilidade em seus serviços, não é mesmo?
2. Maior eficiência nas reservas
Com um bom sistema de reservas online, é possível controlar com maior exatidão o número de hóspedes e quartos ocupados. É uma excelente estratégia para evitar o overbooking e todos os outros transtornos que são gerados quando não há um bom controle sobre as estadias.
Além da exatidão dessas informações, você terá um mapa de ocupação de seu hotel, deixando sua estrutura e capacidade de hospedagem mais claras. Nesse mapa, os períodos de entrada e saída ficam disponíveis, sendo mais fácil organizar as informações dos hóspedes para sua chegada — o que é mais um ponto para agilizar o atendimento na recepção.
3. Melhor gerenciamento de receitas e despesas
As planilhas podem ser boas ferramentas para o controle de gastos, porém, já estão bastante ultrapassadas para administrar qualquer tipo de negócio. O volume de informações relacionadas à entrada e saída de dinheiro requer uma ferramenta que faça os cálculos financeiros de maneira mais efetiva e segura.
Um software de gestão lhe dá um maior controle sobre as transações feitas pelos hóspedes, bem como sobre a compra de produtos e materiais de estoque necessários para atender às suas demandas e manter um bom funcionamento de seu hotel.
Esse sistema também facilita o gerenciamento de suas contas, uma vez que você poderá separá-las entre “a pagar” e “a receber”, colocar avisos de vencimentos de faturas e pagamentos de funcionários. Além disso, conseguirá emitir relatórios — sejam semanais ou mensais — com todas as despesas e receitas corporativas.
Isso permite que o gestor tenha uma visão bem clara da saúde financeira de seu negócio, fazendo com que possa elaborar medidas preventivas para evitar um prejuízo em períodos de baixa temporada, por exemplo.
Além disso, também poderá estudar estratégias e encontrar a melhor solução para aumentar a entrada de capital, caso esteja com algum deficit. É dessa análise que saem estratégias de marketing que atendam melhor as necessidades de seu hotel, bem como seus clientes.
4. Redução de custos e aumento dos lucros
Com uma equipe mais integrada e uma gestão mais simplificada todos ganham tempo, uma vez que não será necessário passar horas realizando uma atividade que agora é automatizada. Um sistema de gestão permite que você organize seu fluxo de caixa e tenha um controle financeiro mais rígido de seu hotel.
Ter as informações centralizadas e padronizadas reduz o tempo de trabalho e, consequentemente, o custo operacional fica mais baixo. Isso porque fica mais fácil analisar os processos e identificar quais são as mudanças necessárias para ter um serviço mais eficiente e mais lucrativo.
Esse tipo de software também dá um maior controle sobre seus produtos e serviços oferecidos, evitando o desperdício de recursos — além de auxiliar na contratação de um número mais adequado de funcionários, diminuindo a taxa de ociosidade ou falta de mão de obra.
5. Segurança de informação
Uma das maiores preocupações de qualquer gestor é a perda de dados, não é mesmo? Imagine as despesas e as dores de cabeça que você teria quando, de repente, se desse conta que todos os seus arquivos foram corrompidos e não há como recuperar as informações que estavam armazenadas neles. Seria um verdadeiro pesadelo.
Esse é mais um motivo pelo qual um software de gestão funciona como um grande aliado para manter seus dados de hospedagem e reservas seguros e criptografados, pois tudo fica armazenado em um único lugar, com total segurança.
Backups são realizados regularmente, o que deixará as informações sempre atualizadas, salvas na nuvem, acessíveis a qualquer momento e preservadas de eventuais problemas tecnológicos — uma vez que esses sistemas possuem proteção contra malwares.
6. Conformidade com a legislação vigente
Sabemos o quanto as obrigações tributárias são pesadas no Brasil, principalmente pelas crescentes exigências do governo — e é por isso que as empresas, ainda que pequenas, têm optado por automatizar seus processos por meios de sistemas de gestão.
Os softwares são adequados à legislação vigente no país, já que sempre buscam atender as normas de cada segmento de atuação, bem como suas disciplinas legais específicas.
Assim como já frisamos neste artigo, os sistemas caseiros de planilhas e outros modelos de controle já não são capazes de acompanhar todas as demandas de uma empresa, inclusive as legais.
Como se pode perceber, a automatização dos processos de um hotel é essencial para garantir o sucesso de seu estabelecimento, não importando se ele é de pequeno, médio ou grande porte. Você ganha tempo, qualidade de atendimento, identifica e elimina despesas desnecessárias e consegue direcionar seus recursos para ações mais adequadas e produtivas. Consequentemente, seu lucro será garantido.
Agora que você já conhece as principais vantagens competitivas de um software de gestão, procure por uma empresa especializada e que tenha experiência e boa reputação no mercado. A HMAX tem mais de 20 anos de atuação e dispõe de um sistema ideal para hotéis e pousadas. É só entrar em contato conosco para mais informações sobre nossos serviços!
