[POST ESTENDIDO] Nota Fiscal Eletrônica: benefícios para o seu hotel

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A nota fiscal eletrônica é um dos grandes passos que o Brasil deu nos últimos anos. Ela marcou a entrada da relação do Estado com as empresas e os consumidores no ambiente digital, ajudando a agilizar os processos de tributação e prestação de contas.

Desde que foi instituída, em 2006, vem ganhando cada dia mais a aderência de diversos setores da economia — e, em breve, será a única opção para quem quer fornecer, comprar produtos, prestar e ser tomador de serviços de maneira formalizada e adequada.

Milhares de empresas já fazem da nota eletrônica uma rotina, pois entenderam os benefícios que ela oferece. Se você administra um hotel, fique atento para entender quais as vantagens que o seu negócio vai obter ao emitir nota fiscal eletrônica para hotel!

O que é a nota fiscal eletrônica?

Também conhecida como NF eletrônica ou pela sigla NF-e, a nota fiscal eletrônica nada mais é do que um documento digital emitido e armazenado eletronicamente. Ela tem como objetivo a documentação das operações de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços por meio da tecnologia virtual.

Lançada em 2006, a nota fiscal eletrônica é também um recurso do governo brasileiro para melhorar a fiscalização tributária e facilitar para consumidores e empresários de diversas formas (que descreveremos em detalhes no próximo tópico).

Na prática, a NF-e substitui as tradicionais notas impressas do tipo 1 e A1. A ideia do governo é que toda e qualquer nota seja emitida em formato eletrônico dentro de pouco tempo, mas ainda há alguns tipos que podem ser utilizados de forma impressa.

Apesar de não haver datas pré-fixadas pelo governo, diversos especialistas apontam que chegará o momento em que somente as notas fiscais emitidas de forma eletrônica serão aceitas como autênticas no Brasil.

Por que muitos hotéis e pousadas ainda não usam a nota fiscal eletrônica?

Olhando para o segmento de hospedagem e turismo no Brasil, vemos que muitos hotéis e pousadas ainda não usam notas fiscais eletrônicas em suas transações. Isso é muito frequente em pequenos e médios empreendimentos, especialmente no interior.

Não há uma resposta definitiva que explique por que isso acontece, mas podemos imaginar que tenha a ver com a cultura desses empreendimentos, que ainda não mergulharam mais a fundo na tecnologia digital. Há também empresários que acreditam que terão de fazer grandes investimentos em sistemas e equipamentos para emitir a NF-e, o que não é de todo verdade.

O problema é que os empreendedores do ramo deixam de obter inúmeras vantagens que só a NF eletrônica pode fornecer. Quer saber quais são? Continue a leitura!

Quais os principais benefícios da nota fiscal eletrônica para seu hotel?

Da redução de custos a ganho de reputação, aqui estão as seis vantagens mais significativas que hotéis e pousadas adaptados à nota fiscal eletrônica obtêm:

1. Redução de custos

Quem ainda trabalha com a NF tradicional tende a gastar bastante dinheiro com impressões ou com a compra de blocos de notas em papelarias. Notas virtuais economizam muito nesse aspecto. Isso sem falar da economia com serviços de envio de notas fiscais a clientes e outros interessados, o que reduz os custos organizacionais do negócio.

Tem também a questão da armazenagem desses documentos. Eles precisam ser guardados por um tempo em um ambiente seguro. Caso não sejam encontrados quando algum órgão fiscalizador os solicitar, o hotel pode ser multado e ter prejuízo financeiro.

Porém, a armazenagem envolve gastos para o seu hotel, tanto com materiais (como pastas) quanto com espaço. Dessa forma, a utilização da NF-e pode reduzir diversos custos no negócio, possibilitando economia de recursos.

2. Comodidade para clientes e fornecedores

Como o mundo está bem digitalizado, as pessoas não gostam mais de receber documentos impressos, sobretudo notas fiscais — que geralmente, acabam nos lixos. Logo, se o hotel emite a NF eletrônica, pode entregá-la diretamente no e-mail de seu cliente.

Essa emissão é cômoda especialmente para as pessoas que precisam prestar contas à empresa. Muitas vezes, o processo administrativo daquela organização já está digitalizado e a entrega da nota tradicional pode ser inconveniente — o que a faz pensar duas vezes antes de reservar um quarto naquele hotel.

3. Envios e reenvios sem complicação

Um dos problemas mais clássicos envolvendo notas fiscais é a alegação de clientes e prestadores de serviços de que não receberam o documento impresso. Antes da NF eletrônica, era preciso ir a um cartório para fazer cópias autenticadas e enviar novamente o documento, além de ter que esperar o tempo dos Correios para entrega e torcer para não haver um novo extravio.

Com a NF-e esse problema está resolvido, uma vez que você pode recuperar as Notas Fiscais emitidas pelo seu hotel de maneira digital, na plataforma online do sistema. Com isso, basta enviar por e-mail quantas cópias forem necessárias, uma vez que essa forma de reprodução do original não exige autenticação em cartórios.

4. Otimização do controle tributário

Você precisa enviar Notas Fiscais ao Fisco para comprovar as transações financeiras realizadas pelo seu hotel. Além disso, a contabilidade do seu negócio também precisa ter acesso a esses documentos para confecção de relatórios contábeis.

Com o uso da nota fiscal eletrônica, você otimiza e simplifica esse processo. A NF-e pode ser transmitida em tempo real para o fisco e de forma padronizada, evitando complicações, erros e esquecimentos.

Além disso, a contabilidade tem acesso direto a esses documentos, o que fornece ao contador um recurso extra para realização das suas atividades. Quando você adota a NF-e, pode ser dispensada a emissão de documentos adicionais, como o AIDF.

Tudo isso faz com que o controle tributário da sua empresa ganhe em qualidade e agilidade, tornando-o mais moderno e evitando uma série de erros que os processos manuais podem gerar.

5. Modernização das atividades do hotel como um todo

A nota fiscal eletrônica também coloca o hotel num patamar mais moderno de administração e gestão dos processos internos. Isso porque o sistema de emissão da NF-e pode ser integrado a outros softwares de gestão hoteleira. Dessa forma, os dados ficam armazenados em um só lugar, o que facilita a coleta de indicadores e análises de desempenho do seu hotel.

Além disso, você é capaz de informatizar e automatizar todas as rotinas do seu hotel, gerando inovação e levando a transformação digital para dentro do negócio.

Você também poderá se comunicar com os seus clientes e fornecedores de forma digital. Na atualidade, essa forma de comunicação vem ganhando cada vez mais espaço, tanto na vida pessoal quanto profissional das pessoas. Com isso, você se adéqua às demandas da sociedade como um todo e ao mundo digital atual.

6. Economia de tempo e melhoria de produtividade da equipe

Tanto o processo de emissão de notas quanto o de consultas são bem mais rápidos quando se dá de forma eletrônica. Quando é preciso localizar uma determinada nota, por exemplo, o colaborador ou o gestor consegue fazer isso em poucos cliques. Antes, ele tinha que ir ao arquivo e pesquisar papel por papel.

Se olharmos para o tempo que é economizado, vamos notar que esse ganho de tempo contribui muito para a produtividade do time administrativo. Como nós sabemos, tempo poupado é dinheiro economizado.

7. Impacto na sociedade como um todo

A adoção da NF-e pelo seu hotel traz melhorias internas para o negócio, mas também impacta positivamente a sociedade como um todo. Em um mundo no qual a redução de desperdício de gastos com materiais é uma necessidade, com o uso da nota fiscal eletrônica você economiza recursos como papéis e tinta, que poderiam poluir o meio ambiente ao seu redor.

Além disso, ao investir na modernização tecnológica da sua empresa, você atua no fomento de serviços de tecnologia na região na qual seu hotel está localizado. Dessa forma, abre um nicho de mercado que pode aumentar o número de empreendimento de sucesso e de empregos para a população local.

8. Reputação para o hotel

Por fim, é importante pontuar que o uso da tecnologia traz um verniz de modernidade à imagem do hotel. Quanto mais automatizados, práticos e modernos forem os processos, mais o estabelecimento será bem-visto pelos clientes e mercado em geral.

Além disso, você leva mais transparência para o negócio, o que melhora a reputação da sua marca no mercado como um todo.

Quais são os erros mais comuns na emissão da nota fiscal eletrônica?

Agora que você já sabe todos os benefícios que a nota fiscal eletrônica pode gerar para o seu negócio, é hora de entender quais são os principais erros cometidos pelas empresas na hora de emitir esses documentos. Dessa forma, você aprende a combatê-los e garante um processo de qualidade e seguro para o seu hotel.

Descubra agora quais são eles!

1. Erros no cadastro de clientes

Para emitir a NF-e com segurança, é essencial manter o cadastro dos clientes atualizado, com dados válidos. Isso porque é necessário utilizar esses dados, tanto para emitir a nota fiscal, quanto para acompanhar os seus clientes no negócio como um todo.

Portanto, mantenha o seu cadastro atualizado e organizado, incorporando todas as informações necessárias para evitar problemas futuros com gestores, colaboradores e, até mesmo, com o fisco.

Preste atenção especial ao e-mail dos clientes. É obrigatório enviar todas as notas fiscais emitidas aos seus clientes, para que eles tenham ciência do que foi cobrado pelo serviço oferecido. Porém, muitas vezes, o e-mail cadastrado está desatualizado, o que impede esse processo.

Dessa forma, além de gerar problemas com o fisco — incluindo multas — você acaba perdendo sua credibilidade com o consumidor, uma vez que isso prejudica a transparência do seu hotel.

2. Confundir DANFe com a nota fiscal

O documento auxiliar de NF-e (DANFe) é uma versão simplificada e resumida da NF-e emitida pelo seu hotel. Porém, ao contrário do que muitas pessoas acreditam, ele não é uma nota fiscal propriamente dita, não tendo validade jurídica.

Portanto, não confunda esses documentos, uma vez que o DANFe não substitui a nota fiscal, sendo utilizado apenas em situações muito específicas.

Além disso, tenha muito cuidado ao emitir o DANFe pelo seu negócio. Isso porque não pode haver nenhuma inconsistência entre os documentos — ou seja, o DANFe e a nota fiscal à qual ele faz referência. No caso de erros, a multa pode ser de até 100% o valor da operação.

3. Não registrar os produtos corretamente

Para emitir a nota fiscal eletrônica, é preciso ter atenção especial na hora de cadastrar os seus produtos ou serviços, principalmente o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). Isso porque é esse dado que o Fisco utiliza para calcular o tributo sobre cada um dos produtos e serviços oferecidos pelo seu hotel.

Dessa forma, erros nessa parte podem, inclusive, inviabilizar a emissão da nota fiscal eletrônica. Você também poderá ter problemas com o fisco após a emissão.

Portanto, cadastre os produtos com cuidado e mantenha esse registro sempre atualizado.

4. Não investir em um sistema de emissão da NF-e eficiente

Até janeiro de 2017, o governo fornecia um software gratuito para emissão da NF-e. Porém, essa ação não é mais realizada e, quem já tem o software, parou de receber atualizações sobre o programa.

Dessa forma, é essencial que você invista em um sistema de emissão da NF-e eficiente e adequado às necessidades do seu hotel. Com isso, você garante a qualidade do serviço oferecido e ganha em inovação tecnológica para a sua empresa.

5. Esquecer de corrigir a nota fiscal

Pode acontecer de uma nota fiscal eletrônica ser emitida com alguns erros, como serviços ou produtos diferentes do que efetivamente foi consumido pelo cliente. Isso acontece principalmente por falta de atenção dos colaboradores ou erros na hora de digitar os dados, e pode ser comum no seu hotel.

Nesse caso, é essencial que você corrija a nota fiscal emitida, seja cancelando-a ou adequando as informações contidas. Caso contrário, você fica irregular com o Fisco e pode sofrer sérias punições.

Bônus: dicas para emitir a NF-e no seu hotel

Agora você está pronto para começar a utilizar a NF-e no seu hotel sem nenhum problema, aproveitando todos os benefícios que esse processo pode gerar para a sua empresa. Para isso, veja algumas dicas simples de como emitir a nota fiscal eletrônica e que podem facilitar ainda mais o processo!

Adeque a emissão da nota fiscal ao enquadramento tributário da sua empresa:

  • mantenha o seu certificado digital atualizado;
  • corrija a nota fiscal juntamente com o cliente;
  • não deixe de creditar o ICMS;
  • tome cuidado ao inserir o CFOP.

Com isso, você está pronto para começar agora mesmo a transformação digital do seu negócio! A nota fiscal eletrônica para hotel é uma inovação que pode trazer uma série de benefícios para o seu hotel. Dessa forma, você investe na sua marca, colocando-se como atuais e, portanto, dignos de competitividade.

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Sobre Cachoeira

Co-Fundador CEO da HMAX Automação Hoteleira.

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