Quais as vantagens e como preparar eventos no meu hotel?

Tempo de leitura: 6 minutos

Você quer elevar a ocupação média do seu estabelecimento? Então, lançar um evento no hotel pode ser uma grande oportunidade para alavancar a taxa de ocupação, atrair e fidelizar clientes e, ainda, aumentar o faturamento da empresa. 

Os eventos corporativos são excelentes ocasiões para atrair a visibilidade desejada. Por exemplo, nas festas de final de ano, muitas empresas procuram hotéis para realizar suas confraternizações por conta da comodidade e da excelência no atendimento. 

Neste artigo, vamos explicar com mais detalhes quais são os benefícios de sediar um evento corporativo, como se preparar para a confraternização e os principais cuidados necessários para garantir a satisfação do cliente. Ficou interessado? Então continue a leitura! 

Quais são as vantagens do evento no hotel? 

Sediar um evento corporativo pode trazer uma série de benefícios para o estabelecimento. Confira! 

Aumenta a média de ocupação no hotel

Muitos dos convidados que frequentam a confraternização de final de ano da empresa acabam se hospedando no hotel na noite da festa. Isso evita transtornos logísticos e traz mais comodidade para o visitante. 

Pode-se, portanto, oferecer um desconto especial para os convidados da festa, de modo a estimular o aumento no número de reservas para a data da ocasião. 

Ajuda no fortalecimento da marca junto ao mercado corporativo 

Quando a empresa é bem conceituada no mercado de trabalho, seus parceiros também são beneficiados com a sua boa reputação. Portanto, sediar um evento corporativo de uma companhia renomada no mercado pode gerar uma mídia espontânea positiva para a rede hoteleira. 

Auxilia na fidelização de clientes

Ao oferecer uma experiência positiva aos convidados — e eventuais hóspedes —, é muito provável que eles retornem ao hotel para outras ocasiões. 

Além disso, o evento no hotel também é uma oportunidade de fidelizar a própria empresa para futuras confraternizações. 

Aumenta o faturamento do hotel 

O evento no hotel é uma excelente forma de gerar receita com algo além das reservas e estadias de hóspedes. Ainda que a empresa contrate serviços terceirizados para o evento — como buffet e decoração —, a própria locação do espaço já oferece um retorno financeiro positivo para o estabelecimento. 

Ajuda a divulgar oportunidades de estadias sazonais 

Que tal aproveitar o evento no hotel para divulgar oportunidades de hospedagem nos períodos em que a ocupação é mais baixa, devido à sazonalidade? Para isso, pode-se deixar um voucher na recepção divulgando as datas promocionais, o que pode estimular o número de reservas durante períodos de baixa temporada. 

Como organizar um evento empresarial de final de ano? 

Organizar um evento corporativo de final de ano não é simples, especialmente considerando a estação: nessas épocas, é comum que o hotel receba mais hóspedes, já que o período do final de ano é considerado de alta temporada. 

Portanto, é preciso muito preparo a fim de garantir que o evento seja um sucesso para o seu cliente e seus convidados.

Confira abaixo as dicas que separamos para sediar uma confraternização empresarial.

Avalie a capacidade do hotel em receber todos os convidados 

A primeira medida que vai determinar o sucesso do evento é a avaliação da capacidade de ocupação do hotel. É preciso analisar com cuidado se o salão de festas, auditório e áreas comuns são capazes de comportar o número de convidados estimados para a festa. 

Avalie a estrutura do espaço

Analisar as condições físicas do ambiente também é outra ação fundamental para garantir a satisfação do cliente. Para isso, verifique a infraestrutura do local e faça uma análise criteriosa do local. Avalie aspectos como:

  • presença de sujeira e mofo no chão e paredes do espaço; 
  • presença de cupins e outras pragas na mobília; 
  • condições dos estofados que serão utilizados no espaço — deve-se, por exemplo, verificar a presença de manchas e rasgos; 
  • funcionamento da rede elétrica e hidráulica; 
  • entre outros aspectos. 

É fundamental que essa avaliação seja feita com cuidado, de modo a impedir frustrações e más impressões sobre o local. 

Faça um checklist de segurança 

Há saídas de emergência suficientes no espaço? A sinalização está adequada para o caso de uma emergência? Existem instruções de segurança que devem ser cumpridas para garantir a integridade física de todos os convidados? 

É fundamental que o hotel faça uma vistoria de segurança no local antes de sediar o evento, de modo a evitar possíveis transtornos. 

Teste a velocidade da rede Wi-Fi 

Nos eventos corporativos, a estabilidade de sinal Wi-Fi é muito importante. Isso porque, além de apresentações on-line, a empresa contratante pode ter o interesse em realizar transmissões ao vivo, que dependem diretamente de uma boa conexão. Além disso, os próprios convidados também podem precisar da conexão durante o evento. Portanto, é muito importante realizar testes para garantir o bom funcionamento da rede. 

Invista em uma ferramenta para o credenciamento 

Investir em uma ferramenta que auxilie no credenciamento é outra ação importante para garantir o sucesso do evento. Para isso, deve-se exigir uma lista completa não apenas dos convidados, mas dos funcionários, prestadores de serviço e profissionais da imprensa que também atenderão ao evento. Isso evita transtornos e frustrações logo na chegada.

Quais são os cuidados necessários para o evento no hotel? 

Existe uma série de cuidados que merecem atenção redobrada da equipe que sediará o evento. Confira abaixo as principais delas.

Qualidade no atendimento 

O atendimento é um dos principais elementos que merecem cuidado, já que ele impacta diretamente na experiência dos convidados. É importante que a equipe seja muito bem treinada e preparada para atender eventos de grande porte, de modo a prevenir quaisquer transtornos.

Segurança dos hóspedes

Durante eventos com uma grande concentração de pessoas, é fundamental prezar pela segurança dos convidados. Por isso, a presença de seguranças e uma equipe de enfermaria é muito importante na eventualidade de algum infortúnio. 

Limpeza e organização 

A higienização do local e a administração também são fundamentais para garantir a satisfação de todos os convidados. Por isso, é importante contar com uma equipe ágil e atenta, que auxiliará a manter a ordem durante o evento. 

Sediar um evento no hotel pode ser uma grande oportunidade para o estabelecimento — mas o serviço também vem acompanhado de muitos desafios. Portanto, é essencial avaliar com atenção todos os aspectos necessários para garantir um evento de sucesso! 

Você gostou deste artigo? Então assine a nossa newsletter e fique atento a todos os conteúdos, dicas e novidades!

Sobre Cachoeira

Co-Fundador CEO da HMAX Automação Hoteleira.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *