Saiba como escolher um software essencial para sua pousada

Tempo de leitura: 6 minutos

À medida que novas tecnologias são desenvolvidas e adotadas pelo mercado, os processos de gestão se transformam. A boa notícia é que os softwares rompem barreiras e não são exclusivos para um tipo de negócio. Esses sistemas digitais versáteis revolucionam inclusive o ramo de hotelaria. Você já aposta em um software para pousada?

Administrar um hotel, independentemente do porte da empresa, é uma tarefa que exige muito do gestor. Manter as reservas organizadas, gerir os estoques e coordenar colaboradores são incumbências diárias que podem se tornar uma dor de cabeça quando o gestor não possui as melhores ferramentas.

Não se engane com a ideia de que um bom programa de gerenciamento é um gasto comprometedor das suas finanças ou com pouca usabilidade. Um software pode se adequar à capacidade financeira da sua empresa, ser facilmente incorporado por toda equipe e funcionar, inclusive, sem conexão com a internet.

Interessado nessa solução? Contamos tudo sobre os serviços digitais para hotelaria neste post. Acompanhe!

As vantagens do software para pousada

Para facilitar o gerenciamento das informações que circulam diariamente em seu hotel, foram desenvolvidos os softwares para pousada. As ferramentas da categoria têm ganhado espaço no mercado e provam sua eficiência no auxílio dos gestores.

Elas propiciam melhoras em todo o gerenciamento do hotel, integram setores, automatizam processos, otimizam o tempo dispendido nas tarefas e facilitam o dia a dia do time de colaboradores e também dos hóspedes.

Ainda tem dúvidas sobre investir em tecnologia de ponta para a sua pousada? Confira as 5 razões que listamos para apostar em um software desse tipo.

Organização das operações e finanças

As responsabilidades diárias do gestor precisam ser muito bem organizadas para evitar que aconteçam gargalos, uma vez que esses erros podem comprometer o bom funcionamento das operações e, claro, a credibilidade da sua marca.

Por meio de um software para pousada é possível interligar todas as tarefas que precisam funcionar em sinergia. Um bom recurso digital permite integrar os processos diários de toda a equipe, controlar entradas e saídas de hóspedes, disponibilidades na agenda de reservas, caixa, estoque, faturas do hotel a serem quitadas e muitas outras funcionalidades que ajudam a simplificar a rotina no hotel.

Otimização do tempo

Você já calculou quantas horas por dia são gastas em atividades de gestão da sua pousada? Então, provavelmente sabe que muito tempo é dedicado diariamente às operações de gerenciamento do hotel. No entanto, o que muitos gestores não calculam é a quantidade de horas investidas em processos manuais que poderiam ser automatizados.

As atividades operacionais do dia a dia se apropriam do tempo útil dos colaboradores, que poderia ser investido em atividades estratégicas ou no relacionamento direto com os hóspedes. O software ajuda a contornar esse problema, pois assume algumas funções que deixam a equipe livre para exercer tarefas que geram melhores resultados para a companhia.

Atendimento de qualidade

Assim como os clientes de qualquer negócio, os hóspedes esperam ser bem tratados e desejam receber um atendimento campeão. Isso depende principalmente da agilidade dos serviços prestados.

A vida contemporânea — especialmente nos grandes centros urbanos — nos exige cada vez mais rapidez, e esperar por assistência fica fora de cogitação. Prestar um suporte ágil e informatizado mostra para o hóspede o quanto a pousada se preocupa com seu bem-estar.

Um atendimento primoroso ajudará você a se diferenciar, sair na frente dos concorrentes e conquistar sua fatia de mercado. Desse modo, preocupe-se em manter um registro de cada cliente. Solicite dados pessoais, nome, idade, sexo, preferências e informações úteis, pois isso permitirá um tratamento personalizado de alta qualidade.

Segurança da informação

Com o respaldo de um software para pousada, todos os dados sobre as hospedagens e informações dos clientes ficam gravadas digitalmente, o que permite backup automático. Fazer a gestão do hotel na ponta do lápis é um erro que pode comprometer seu negócio e resultar em perdas, esquecimentos, falhas na segurança e dados imprecisos.

Diante desses gargalos, a logística é prejudicada e se torna imprecisa, o que dificulta a manutenção das informações em segurança e sempre atualizadas.

Redução de custos

Uma das maiores vantagens de um software para pousada é sua capacidade de reduzir custos. O controle financeiro nesse programa facilita a gestão do fluxo de caixa e possibilita um rígido acompanhamento de todas as transações financeiras do hotel.

A partir dele, é mais fácil identificar e eliminar despesas desnecessárias, destinar os recursos da empresa às ações mais produtivas e, claro, aumentar o lucro da pousada. Todas essas readequações em seu negócio são possíveis sem deixar de lado o conforto que seus hóspedes merecem.

A escolha do software ideal

Diante de todas as vantagens apresentadas pelos softwares, o gestor se pergunta: como escolher o melhor sistema de gestão? Para ajudar em sua decisão, listamos as funcionalidades que você precisa considerar na hora de contratar a tecnologia.

Comunicação eficiente

A comunicação com os clientes — antes e depois das diárias — é fundamental para fidelizar seus hóspedes. Se o sistema facilita esse diálogo, merece pontos positivos em sua avaliação.

O que você deve perguntar:

  • É possível enviar e-mails por meio do software?
  • Posso customizar o e-mail com minha logomarca?
  • Envios automáticos são possíveis pelo sistema?

Gestão da informação

O principal benefício do software para pousada é reunir e gerir as informações dos hóspedes com o uso da plataforma. O ideal é que o sistema permita que o gestor gerencie e utilize de maneira prática os dados registrados.

O que você deve perguntar:

  • O sistema permite que eu programe facilmente uma reserva?
  • É possível obter relatórios por meio do software?
  • Posso manter, acessar e editar um histórico de meus clientes?

Automatização de check-in e check-out

O bom software é aquele que oferece ferramentas para otimizar os processos de check-in e check-out. O programa deve ajudar o gestor a tornar essas atividades cada vez mais estratégicas, com foco na lucratividade e na satisfação completa do consumidor.

O que você deve perguntar:

  • É possível visualizar os check-ins e check-outs por período?
  • Posso checar todas as reservas feitas por determinado cliente?
  • Posso programar uma ação automática, como um e-mail ou pesquisa de satisfação, quando o hóspede sai da pousada?

Um software para pousada traz inúmeras vantagens para o seu negócio. É importante ficar de olho nas funcionalidades na hora de contratar o programa. A ferramenta ideal para o seu empreendimento depende do que você procura e considera essencial para as tarefas diárias.

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Sobre Cachoeira

Co-Fundador CEO da HMAX Automação Hoteleira.

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