Software de Gestão Hoteleira: como ele pode ajudar o seu negócio? [Post Estendido]

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A chamada revolução digital mudou de uma vez por todas a forma como nos comunicamos, consumimos e, é claro, o modo como fazemos negócios.

Os parâmetros da busca pela excelência na prestação de serviços foram significativamente elevados, acirrando a concorrência e fazendo com que o cliente ficasse cada vez mais exigente.

O mercado hoteleiro talvez tenha sido um dos que mais sofreu influência do avanço tecnológico. Isso acontece não apenas porque a chegada da internet mudou completamente o jogo, mas também porque todo hotel que se preze deve ter um sistema eficiente de gestão da informação para que possa atender bem seus hóspedes.

Com isso em mente, preparamos um artigo com tudo o que você precisa saber sobre como um bom software de gestão hoteleira pode ajudar na gestão do seu negócio e por que nenhum hotel, pousada ou hostel, independentemente do tamanho, deveria abrir mão dessas vantagens. Confira a seguir!

Software de gestão hoteleira: um investimento para o futuro

Uma coisa não mudou desde que o mundo é mundo: o empresário deve saber bem o que se espera dele. O primeiro capítulo do manual do empreendedor é, portanto, oferecer um produto que corresponda ao desejo do cliente (ou, com muito custo, tentar moldar o desejo do cliente para se encaixar com o seu produto, criando novos padrões de consumo).

A grande sacada do empreendedor no século 21, porém, não é saber apenas o que se espera dele, mas o quanto se espera dele. E a resposta para essa indagação é: “muito”. Espera-se muito do fornecedor de serviços! A tendência é que essas exigências aumentem ainda mais com o passar do tempo e com a criação de novas tecnologias.

De acordo com um estudo realizado pela Salesforce com mais de 6700 consumidores de 15 países, o “State of the Connected Consumer”, 80% das pessoas afirmam que a experiência proporcionada por uma marca é igualmente importante à qualidade dos produtos e serviços oferecidos por ela. Entre outras conclusões apontadas no relatório, a experiência vivenciada pelo cliente deve atingir todas as suas expectativas para evitar que ele busque a concorrência, o que foi confirmado por 54% dos respondentes.

A tecnologia continua influenciando nas expectativas dos clientes, mas a preferência ainda é um atendimento humanizado. Os consumidores estão mais empoderados, pois possuem fácil acesso à internet e a diversas fontes de informação, e exigem respeito e transparência quanto aos dados fornecidos para as empresas, assim como procuram otimizar seu tempo.

Qualidade do serviço prestado

Vamos tirar a prova dos nove? Pensemos na seguinte situação hipotética: o hóspede, ao fazer sua reserva, solicita expressamente que sua família seja alocada em um quarto para não fumantes e, ao chegar em sua acomodação, é recepcionado pelo odor desagradável do tabaco.

O que antigamente poderia ser considerado como um ligeiro contratempo ou um aborrecimento leve, hoje é visto como sintoma de um serviço de péssima qualidade e pode dar origem a complicações bem mais graves. O cliente além de nunca mais voltar, pode fazer uma avaliação ruim do serviço nas redes sociais e em sites especializados.

Um software de gestão terá seu papel em evitar esses erros, registrando todos os dados com segurança desde o primeiro até o último contato do hóspede. Esse registro também auxilia a oferecer um atendimento personalizado conforme os seus interesses.

A personalização no atendimento, um bom relacionamento e a agilidade na resolução de problemas são fatores essenciais para garantir a satisfação dos clientes. As funcionalidades dos softwares de gestão hoteleira permitem organizar as informações dos hóspedes, processando os dados e se tornando uma ferramenta eficaz para a fidelização dos clientes e também no desenvolvimento de ações de melhoria para a gestão.

Redução do risco de demandas judiciais

Pensemos em outra situação hipotética: ao fazer a reserva, o cliente observa que o hotel oferece uma piscina para seus hóspedes. Ao chegar nas instalações, vem a descobrir que a piscina está em manutenção.

O que, há alguns anos, talvez pudesse ser resolvido informalmente com a concessão de um vale ou brinde, hoje pode acabar virando um longo e dispendioso processo judicial no Juizado Especial Cível (o chamado juizado de pequenas causas).

Assim, a empresa pode vir a ser condenada a pagar pesadas indenizações a título de dano moral por ter frustrado as férias de seu hóspede. É importante notar que tudo isso poderia ser evitado com um método eficiente de fazer a informação chegar rapidamente ao consumidor e aos vendedores internos e externos.

Eficiência tributária

Não é apenas o cliente que espera mais do hotel nesses tempos modernos. Se a tecnologia tem sido uma grande aliada das empresas na iniciativa privada, o Poder Público também não ficou para trás. A Receita Federal e também os órgãos estaduais e municipais de Fazenda têm investido muito em tecnologia com a finalidade de modernizar a arrecadação e a fiscalização, bem como reduzir a sonegação de impostos.

Com isso, já se exige das empresas que transmitam informações em tempo real para o sistema da Receita, para que ela possa cruzar dados e fazer a fiscalização tributária. É indiscutível que o envio manual de cada nota fiscal, por exemplo, inviabiliza completamente o bom funcionamento da empresa no plano operacional, daí a necessidade de um software de gestão que integre o processo de vendas, emissão de nota fiscal e prestação de contas ao fisco.

Além disso, o envio manual de informações para o sistema da Receita aumenta em muito a possibilidade de falhas humanas, o que pode gerar inconsistências nas declarações prestadas e colocar a empresa numa situação em que se sujeita a ser autuada de ter de arcar com multas.

Uma boa gestão fiscal se faz possível com o uso da tecnologia para automatizar os processos dentro do seu hotel. Além de ser uma tendência, proporciona um diferencial ao seu negócio e otimiza o tempo gasto com as atividades burocráticas, podendo investir esse tempo em outros setores, a fim de gerar uma experiência melhor ao seu público.

Equipe bem gerida e motivada

Além de trazer benefícios para os clientes e para a gestão fiscal nas transações da empresa, um sistema de gestão especializado para o setor também beneficia seus colaboradores. Isso acontece porque seus funcionários terão um ambiente bem mais organizado para trabalhar, podendo fazer muito mais pelo hóspede com muito menos esforço e tempo. Como consequência, não terão de lidar com clientes impacientes e contrariados.

Por outro lado, os colaboradores também sentem na pele a eficiência de um software de gestão porque também dependem dele para terem computadas as suas horas extras, para que possam agendar suas férias com antecedência, etc.

A tecnologia pode auxiliar também a otimizar e a melhorar processos dentro do hotel, como na Governança. Todas as atividades da área podem ser beneficiadas, desde a gestão dos funcionários até o controle de custos, visto que é um dos setores que mais necessita de recursos para se manter. Com esse setor operando corretamente, o restante do hotel consequentemente também irá funcionar com melhor fluidez.

Segurança

Outro fator que faz com que as soluções digitais em gestão hoteleira seja um item de primeira necessidade na administração de um hotel diz respeito à segurança das informações. Com a utilização do software você pode garantir, através de um sistema de chaves de acesso, que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos dados. Pode, ainda, criar uma hierarquia, segundo a qual alguns funcionários tenham acesso a algumas informações, mas não a outras.

Um bom software de gestão hoteleira permite a segurança dos dados contidos em relatórios, gráficos, cadastros de hóspedes e históricos de reservas, que são informações cruciais para um hotel. Para registrar esses dados, utilizar apenas papel e caneta é uma alternativa perigosa, pois pode ocasionar perdas e imprecisão de dados, esquecimentos, entre outros problemas.

Diante disso, com o respaldo da tecnologia, as informações importantes são armazenadas eletronicamente com cópias. Assim, por meio de backups automáticos, os dados ficam protegidos e se tornam excelentes referências para realizar o planejamento e executar ajustes na estratégia do seu negócio.

Agilidade e Disponibilidade da informação

Já pensou poder consultar relatórios de desempenho do seu negócio em tempo real durante uma reunião com seus sócios? Ou, ainda, consultar a disponibilidade de acomodações, em tempo real durante um almoço com um cliente importante a partir do seu celular, tablet ou qualquer outro dispositivo conectado à internet?

Como os consumidores estão cada vez mais informados, a empresa também não pode ficar para trás em relação aos seus dados internos. Um bom gestor deve estar ciente dos números do seu negócio. Os softwares mais modernos possibilitam o acesso em diversas plataformas e a sincronização dos dados facilita encontrar tudo o que você precisa aonde estiver.

Revolucione a sua gestão!

Por fim, não poderíamos deixar de salientar que um bom software de gestão hoteleira é uma excelente pedida também para a própria gestão do hotel, hostel ou pousada. Com ele é possível acessar de forma fácil e rápida informações relevantes para calçar o administrador no momento da tomada de decisões importantes para o negócio, através de relatórios gerenciais, gráficos de desempenho, movimentação do caixa da empresa e muitas outras ferramentas.

A implementação dessa tecnologia pode trazer grandes vantagens para o seu negócio, desde automatizar os processos até proporcionar um atendimento personalizado e de qualidade. O resultado é uma experiência diferenciada para seus hóspedes, gerando frutos positivos também aos gestores.

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Sobre Cachoeira

Co-Fundador CEO da HMAX Automação Hoteleira.

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