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O setor hoteleiro passou por uma série de transformações nos últimos anos e continua se expandindo em nosso país, apesar das condições econômicas complexas que vivemos. Com uma concorrência mais acirrada, é essencial investir em processos administrativos mais inteligentes, o que inclui uma gestão financeira de hotel continuamente aprimorada.
Quer aprender como fazer um acompanhamento inteligente de seu capital, garantindo recursos para crescer e fazer seu hotel evoluir? Continue a leitura e acompanhe nossas dicas!
Qual é a importância de uma boa gestão financeira para um hotel?
Um departamento de gestão financeira administra os recursos de uma empresa. No organismo vivo que é o seu hotel, ele cuida dos investimentos, dos riscos e do planejamento financeiro, para que sua companhia alcance os resultados desejados, bem como da organização e da divulgação dos dados. Ele atua como o sistema circulatório de seu corpo, que leva os nutrientes necessários para todos os seus órgãos.
Dessa forma, garante que os recursos de seu hotel sejam direcionados para o cumprimento de seus objetivos. A visão passa a ser menos imediatista e imatura (visando apenas aos lucros imediatos), atendendo um planejamento de longo prazo. Uma boa gestão financeira, em suma, prepara o seu empreendimento para o futuro, garantindo uma estrutura mais estável e um crescimento sustentável.
Como fazer uma boa gestão financeira de hotel?
O correto acompanhamento do capital garante que seus recursos não sejam desperdiçados e que você tenha com o que investir para fazer o seu negócio crescer. Entenda, a seguir, como fazer a gestão financeira do seu hotel!
1. Tenha um planejamento claro e finalístico para seu negócio
Antes de montar planilhas e acionar a calculadora, é preciso que você tenha um bom planejamento. A gestão financeira exige que você desenvolva um plano capaz de indicar quais são seus propósitos financeiros básicos e quais são as medidas demandadas para alcançá-los.
Se você deseja aumentar os custos de uma área de seu hotel, por exemplo, pense no que pode ser feito em relação a esse objetivo. Em seguida, analise as finanças para verificar quais pontos podem ser melhorados.
2. Mantenha o fluxo de caixa controlado
Quanto dinheiro entra e quanto dinheiro sai diariamente de seu caixa? É essencial que você saiba responder essa pergunta rapidamente. Monitorar a movimentação de suas finanças é importante para entender quanto dinheiro o seu empreendimento realmente tem.
Sem os dados do caixa, ou tendo-os desorganizados, é possível que seus gestores conduzam as atividades diárias inconscientemente, causando prejuízos.
3. Organize seus custos e despesas
Para alcançar a eficiência na gestão financeira, é importante que você conheça e organize os custos e as despesas de seu negócio em sua totalidade. Se o dinheiro é um recurso que se move em fluxo, é necessário entender quais são as suas vias de acesso. Isso evita gastos inesperados e compromissos financeiros adiados por falta de recursos.
Procure organizar seus gastos e despesas de acordo com as áreas, facilitando seu controle e a avaliação detalhada do que é empregado em cada departamento.
4. Implante um mix de distribuição saudável
Com o aumento da procura por hotéis em plataformas de intermediários, a concorrência no setor aumentou significativamente. Por causa dessa tendência, aqueles estabelecimentos que não praticarem uma gestão financeira inteligente podem ter prejuízos com a pressão pelo oferecimento de descontos.
Devido à importância ganha pelos canais de distribuição, indica-se que os hotéis façam um equilíbrio entre as vendas diretas e as comissionadas.
5. Elabore um calendário de pagamentos
Entre tantos regimes tributários, fornecedores e investimentos, o pagamento precisa de um calendário inteligente. Afinal, esquecer a data de algum imposto pode gerar constrangimentos para os hóspedes, prejuízos e, em casos mais graves, o fechamento de seu hotel. Daí a necessidade de um cronograma com os principais pagamentos a serem realizados.
Com um calendário detalhado, fica mais fácil identificar quando você terá mais gastos e preparar-se para esses períodos. Prepare também um calendário de contas a receber.
6. Esteja ciente das normas contabilísticas para o setor hoteleiro
Como já mencionamos, a legislação de nosso país inclui uma série de regimes tributários. Hotéis e pousadas são submetidos a regras aplicadas para empresas em geral. Portanto, é preciso que você escolha uma modalidade tributária dentre as três propostas: Lucro Presumido, Lucro Real e Simples. Também é necessário emitir notas fiscais, fazer um balanço financeiro anual e preencher os requisitos da Receita no SPED Fiscal.
7. Garanta a manutenção de um banco de dados atualizado sobre a movimentação de seu dinheiro
Assim como na vida financeira pessoal, saber o quanto foi gasto e onde, quanto foi ganho e qual a procedência do dinheiro pode tornar a sua gestão financeira mais eficiente.
É necessário, portanto, registrar todas as movimentações das finanças de seu hotel. Com esse registro, você consegue identificar as áreas que necessitam de redução de custos, as que lucram mais e o que pode ser melhorado. A tecnologia pode oferecer uma série de recursos para deixar essas informações mais organizadas, o que nos leva à próxima dica.
8. Procure o apoio da tecnologia
É impossível falar em crescimento e em uma gestão financeira inteligente sem abordar as múltiplas tecnologias lançadas nos últimos anos para aprimorar a organização e oferecer um serviço ainda mais completo para o hóspede.
As reservas mobile já são consolidadas no mercado. Portanto, é preciso que o seu estabelecimento esteja preparado para dispositivos móveis, oferecendo um layout responsivo, ou seja, que se adapte a diferentes telas.
Os softwares mais avançados do mercado oferecem recursos para melhorar a sua rede de relacionamentos e aprimorar a gestão de seu hotel. Os chamados sistemas de gestão empresarial (ERP) automatizam o levantamento de dados contábeis para que eles sejam encaminhados aos órgãos competentes e aplicados em decisões estratégicas.
9. Defina metas de acompanhamento
Ter um plano anual para seu hotel é importante, mas, tão essencial quanto, é acompanhar o cumprimento das medidas estabelecidas. Para isso, é importante definir metas que precisam ser atingidas e métricas de acompanhamento.
As métricas devem ser acompanhadas dia a dia, de forma que os problemas sejam detectados em tempo hábil. Softwares de gestão ajudam a acompanhar os números do hotel em tempo real.
Se você se interessou pela gestão financeira de hotéis, pode ser interessante ler sobre o USALI, ou System of Accounting for Lodging Industry (Sistema Uniforme de Contabilidade Analítica de Gestão Hoteleira), uma metodologia americana que melhora a gestão contábil das empresas e subdivide as demonstrações de resultados em categorias: recepção, governança, recursos humanos, comidas e bebidas, administrativo, financeiro, marketing e publicidade.
Agora que você já tem algumas dicas essenciais para fazer uma boa gestão financeira de hotel, confira alguns erros de gestão que você precisa evitar para impulsionar o crescimento de seu negócio!
